Workflow — Aufgaben erledigen sich selbst
Beschreiben Sie eine Aufgabe in normaler Sprache — die KI baut die Schritte, weist Mitarbeitern Aufgaben zu und arbeitet auch nachts weiter.
Aufgaben in normaler Sprache beschreiben — KlugBüro baut die Schritte selbst, arbeitet rund um die Uhr und erfüllt die EU-Schulungspflicht ab Tag 1.
Daten nur in der EU — Speicherung und Verarbeitung in Deutschland (Hetzner Frankfurt). Keine Übermittlung in die USA.
AI-Act-Schulung inklusive — Jeder Mitarbeiter besteht beim ersten Login einen kurzen Test, Nachweis automatisch dokumentiert. Schützt vor Bußgeldern bis 35 Mio. €.
Pauschalpreis — Ab 99 € im Monat — fester Team-Preis, keine Per-Seat-Falle.
Kein Demo-Termin nötig · 14 Tage volle Rückgabe · Kündbar zum Monatsende
Acht Werkzeuge — ein einziges Abo. Keine Add-ons, keine Aufpreise.
Beschreiben Sie eine Aufgabe in normaler Sprache — die KI baut die Schritte, weist Mitarbeitern Aufgaben zu und arbeitet auch nachts weiter.
Ein Chat für das ganze Team, separate Chats pro Abteilung. Die KI ist immer dabei — fragen Sie direkt im Chat, Antwort kommt aus Ihren Dokumenten.
Meeting hochladen oder Mailverlauf weiterleiten — die KI erkennt, wer was zu tun hat, und erstellt automatisch Aufgaben für die richtigen Mitarbeiter.
Vertragsvorlage einmal hochladen, Knopfdruck — Felder werden mit Firmendaten ausgefüllt. Fertiges Dokument zum Download.
Laden Sie Verträge, Rechnungen, Anleitungen hoch. Jeder Mitarbeiter findet im Chat sofort die Antwort — Schluss mit «Wo war das nochmal?»
EU-Pflicht für jedes Unternehmen mit KI-Nutzung. Sechs Module, kurzer Test, PDF-Zertifikat — automatisch dokumentiert, revisionssicher.
Sie legen Limits pro Mitarbeiter und Abteilung fest. Keine Überraschungen am Monatsende.
Hetzner Frankfurt — Hauptserver. KI-Verarbeitung in Deutschland. DSGVO ab Tag 1.
Jedes Büro arbeitet anders. Sie beschreiben Ihren eigenen Ablauf — KlugBüro baut ihn nach. In Ihren Worten, für Ihre Aufgaben.
KlugBüro ist keine fertige Schablone, in die Sie Ihr Büro zwängen müssen. Sie planen selbst, was wann passieren soll.
Sollen eingehende Rechnungen automatisch an die Buchhaltung gehen? Beschreiben Sie es. Sollen Kundenanfragen nach Dringlichkeit sortiert werden? Beschreiben Sie es. Sollen Verträge vor der Unterschrift geprüft werden? Beschreiben Sie es.
Sie sagen in normalen Worten, was passieren soll — und in welcher Reihenfolge. KlugBüro baut daraus einen fertigen Ablauf, zeigt Ihnen das Schema und startet ihn erst nach Ihrem «Ja».
Heute ein Ablauf, in einer Woche fünf. Sie bauen Ihr Büro so, wie es für Sie passt.
Sie planen die Abläufe selbst — zugeschnitten auf Ihr Büro.
Jeder Ablauf wird vor dem Start als Schema angezeigt.
Verarbeitung in Rechenzentren in Deutschland (Frankfurt).
Schluss mit WhatsApp-Gruppen und verstreuten E-Mails. Alles in einem Tool.
Firmenchat
Ein gemeinsamer Kanal für alle Mitarbeiter — Ankündigungen, Updates, schnelle Fragen.
Abteilungschats
Buchhaltung, Vertrieb, HR getrennt — jedes Team hat seinen eigenen Raum.
Die KI ist immer dabei
Stellen Sie eine Frage direkt im Chat — die Antwort kommt aus Ihren Dokumenten.
Privatsphäre gewahrt
KlugBüro nutzt Ihre Inhalte nicht für KI-Training. Nachrichten bleiben in Ihrem Unternehmen.
vertrieb
8Anna Schmidt
09:14Wer ist eigentlich Ansprechpartner bei Müller GmbH? Brauche das fürs Angebot.
Tomas Klein
09:16Stand bestimmt im CRM, aber finde es gerade nicht. @KI?
KlugBüro KI
aus Ihren Dokumenten09:16Hauptansprechpartner bei Müller GmbH ist Sabine Wagner (Einkaufsleitung, s.wagner@mueller-gmbh.de, +49 30 1234-567).
Nehmen Sie ein Meeting auf oder leiten Sie einen E-Mail-Verlauf weiter. Die KI liest mit und versteht, wer was zu tun hat. Aufgaben tauchen automatisch bei den richtigen Mitarbeitern auf — niemand muss tippen.
Meeting hochgeladen
«Vertrieb-Meeting 15.04.»
Daraus erstellt
3 Aufgaben — automatisch zugewiesen
Anna — Angebot Müller GmbH bis Freitag versenden
Tomas — CRM-Eintrag Schneider aktualisieren
Lukas — Antwort an Lieferant XYZ vorbereiten
Die Aufgaben erscheinen sofort im Aufgaben-Board des jeweiligen Mitarbeiters — mit Quellen-Link zum Meeting-Transkript.
Ihre Vorlagen einmal hochladen. Ab dann füllt KlugBüro alle Felder selbst aus — Namen, Adressen, Beträge, Daten. Ein Klick, und das Dokument ist fertig.
Wie es funktioniert
Ihre Vorlagen werden einmal hochgeladen.
Wählen Sie den Empfänger aus Ihrer Datenbank.
Die Felder füllen sich selbst — das Dokument ist versandfertig.
Was lässt sich automatisieren
NDA, Arbeitsverträge, Dienstleistungsverträge
Rechnungen, Angebote, Proforma-Rechnungen
Mahnstufe 1, 2 und 3 — steigen automatisch hoch, kein Nachhalten nötig
Zu- und Absagen für Bewerber — einheitlich und professionell
Kundenanschreiben, Lieferanten-Korrespondenz
Jede wiederkehrende Vorlage — hochladen, Felder füllen sich automatisch
Schluss mit «Wo war das nochmal?» Schluss mit Anrufen bei Kollegen.
Laden Sie hoch, was Sie haben — Verträge, Rechnungen, Anleitungen, Protokolle. Jeder Mitarbeiter fragt im Chat und bekommt die Antwort sofort aus Ihren echten Dokumenten. Mit Quellenangabe.
Hochgeladen
Kontenrahmen, Mandanten-Richtlinien, Standardantworten
Antwort im Chat
Der Chat antwortet im Tonfall Ihrer Kanzlei — mit Ihrem SKR-Schema und Ihren bekannten Mandanten-Sonderfällen. Wie ein eingearbeiteter Kollege.
Hochgeladen
Musterverträge, Stilrichtlinie, häufige Klauseln
Antwort im Chat
Neue Verträge werden in Ihrer Sprache und mit Ihren Klauseln entworfen. Kein generischer Mustertext mehr.
Hochgeladen
Hausordnung, WEG-Beschluss-Vorlagen, Handwerker-Liste
Antwort im Chat
Rundschreiben in Ihrem Stil, Beschluss-Entwürfe gegen Ihre WEG-Linie geprüft, passende Handwerker direkt vorgeschlagen.
Mit Quellenangabe — immer nachvollziehbar
Jede Antwort zeigt, aus welchem Dokument und welchem Abschnitt sie kommt. Sie sehen sofort, ob die Information aus dem Vertrag von 2024 oder der aktualisierten Fassung stammt. Sensible Bereiche können in den strengen Modus geschaltet werden — dann antwortet die KI ausschließlich aus Ihren Dokumenten, sonst «nicht enthalten».
Jedes Unternehmen muss nachweisen, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit KI geschult sind. Ohne Nachweis: Bußgelder bis 35 Millionen Euro.
KlugBüro löst das für Sie. Jeder Mitarbeiter besteht beim ersten Login einen kurzen Test:
Was darf in die KI eingegeben werden, was nicht?
Mandantendaten, Personendaten, Geschäftsgeheimnisse — klare Regeln.
Wie funktioniert die DSGVO im KI-Kontext?
Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung, Betroffenenrechte.
Welche Daten sind Geschäftsgeheimnis?
GeschGehG-Definition, Kennzeichnung, Folgen bei Weitergabe.
Ergebnis
Ergebnis wird automatisch dokumentiert — revisionssicher mit Zeitstempel. Ihr Unternehmen ist juristisch abgesichert.
Im Pro-Tarif enthalten · kein Aufpreis
Mehrere unabhängige Bremsen, die sich nicht gegenseitig umgehen lassen.
Monatsbudget pro Firma
Sie setzen ein festes Limit. Bei Erreichen wird die KI-Nutzung automatisch pausiert — Schock-Rechnung ist technisch ausgeschlossen.
Tageslimit pro Mitarbeiter
Standard 3 €/Tag, frei anpassbar. Wer es ausschöpft, wird bis Mitternacht automatisch geblockt.
Abteilungs-Limits
Buchhaltung anders als Marketing. Sie definieren pro Team eigene Budgets — entlang Ihrer realen Arbeitsabläufe.
Echtzeit-Verbrauch
Wer nutzt was, sehen Sie sofort im Kabinett — pro Tag, pro Nutzer, pro Modell. Keine Wartezeit auf Rechnungen.
Alerts bei 80 / 95 / 100 %
E-Mail an Admins, sobald eine Schwelle überschritten wird. Bei 100 % wird automatisch pausiert.
Budgets jederzeit anpassbar
Monatsbudget und Tageslimits ändern Sie selbst im Kabinett — sofort wirksam, ohne Vertragsänderung. Gesperrte Mitarbeiter werden bei Erhöhung automatisch reaktiviert.
Das Prinzip: Ein Praktikant kann nie unbemerkt 800 € verbrennen — das System stoppt ihn beim Limit.
Hetzner Frankfurt — Hauptserver. KI-Inferenz in der EU. Keine Übermittlung außerhalb der EU.
Hetzner Online GmbH · KI-Inferenz in der EU
Hetzner Frankfurt
Kabinett, Datenbank, Dokumentenspeicher und Audit-Log laufen hier. Vertragspartner: Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland).
KI-Inferenz in der EU
Leistungsstarke KI-Modelle, in Europa gehostet — ausschließlich in der EU verarbeitet. Keine Übertragung in die USA.
Keine Übermittlung in die USA oder Drittländer. Vollständige DSGVO-Konformität ab Tag 1. EU-Vertragspartner, Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO nicht erforderlich — die Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb der EU statt.
Built on
Europäische KI
KI-Inferenz in der EU · Frankfurt
Stripe
Zahlung + Stripe Tax
Brevo
Transaktionale E-Mails (EU)
Compliance
DSGVO-konform
Art. 28 AVV automatisch
AI Act-ready
Schulung + Dokumentation
Hosted in EU
KI-Inferenz in der EU · Hetzner Frankfurt
Beide Pakete enthalten denselben vollen Funktionsumfang — alle KI-Modelle, RAG, Workflows, Vorlagen, Firmen-Chat und Aufgaben-Verteilung. L bietet höhere monatliche Kontingente und mehr Speicher.
Für Einzelne und kleine Teams
ab 2. Monat: 99,00 € /Monat
KI-Assistent für Mitarbeiter. Antworten auf Fragen, Dokumentenanalyse, Briefentwürfe.
Beispiel: «Schreibe eine Antwort auf die Kundenanfrage» — in 5 Sekunden fertig.
Automatische Geschäftsprozesse. Dokumentenverarbeitung, Aufgabenweiterleitung, Aktionsketten.
Beispiel: «Wenn eine Rechnung ankommt, prüfe den Vertrag und benachrichtige die Buchhaltung.»
Automatisches Ausfüllen von Dokumenten anhand von Kundendaten.
Beispiel: Arbeitsvertrag mit Kundendaten vorausfüllen — per Knopfdruck fertig.
Transkription und Zusammenfassung von Besprechungen.
Beispiel: Aufnahme hochladen → Zusammenfassung + Aufgabenliste in Sekunden.
KI-Weiterleitung eingehender Aufgaben an den richtigen Mitarbeiter.
Beispiel: Kundenanfragen werden automatisch an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Sichere Aufbewahrung von Kundendokumenten.
Beispiel: Alle Verträge eines Kunden stehen der KI beim Beantworten sofort zur Verfügung.
Für wachsende Büros mit höherem Volumen
ab 2. Monat: 199,00 € /Monat
KI-Assistent für Mitarbeiter. Antworten auf Fragen, Dokumentenanalyse, Briefentwürfe.
Beispiel: «Schreibe eine Antwort auf die Kundenanfrage» — in 5 Sekunden fertig.
Automatische Geschäftsprozesse. Dokumentenverarbeitung, Aufgabenweiterleitung, Aktionsketten.
Beispiel: «Wenn eine Rechnung ankommt, prüfe den Vertrag und benachrichtige die Buchhaltung.»
Automatisches Ausfüllen von Dokumenten anhand von Kundendaten.
Beispiel: Arbeitsvertrag mit Kundendaten vorausfüllen — per Knopfdruck fertig.
Transkription und Zusammenfassung von Besprechungen.
Beispiel: Aufnahme hochladen → Zusammenfassung + Aufgabenliste in Sekunden.
KI-Weiterleitung eingehender Aufgaben an den richtigen Mitarbeiter.
Beispiel: Kundenanfragen werden automatisch an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Sichere Aufbewahrung von Kundendokumenten.
Beispiel: Alle Verträge eines Kunden stehen der KI beim Beantworten sofort zur Verfügung.
Klicken Sie auf eine Funktion, um Details und Kontingente zu sehen.
KI-Assistent für Mitarbeiter. Antworten auf Fragen, Dokumentenanalyse, Briefentwürfe.
Beispiel: «Schreibe eine Antwort auf die Kundenanfrage» — in 5 Sekunden fertig.
Paket S
5 000 / Monat
Paket L
10 000 / Monat
Automatische Geschäftsprozesse. Dokumentenverarbeitung, Aufgabenweiterleitung, Aktionsketten.
Beispiel: «Wenn eine Rechnung ankommt, prüfe den Vertrag und benachrichtige die Buchhaltung.»
Paket S
500 / Monat
Paket L
1 000 / Monat
Automatisches Ausfüllen von Dokumenten anhand von Kundendaten.
Beispiel: Arbeitsvertrag mit Kundendaten vorausfüllen — per Knopfdruck fertig.
Paket S
500 / Monat
Paket L
1 000 / Monat
Transkription und Zusammenfassung von Besprechungen.
Beispiel: Aufnahme hochladen → Zusammenfassung + Aufgabenliste in Sekunden.
Paket S
500 min. / Monat
Paket L
1 000 min. / Monat
KI-Weiterleitung eingehender Aufgaben an den richtigen Mitarbeiter.
Beispiel: Kundenanfragen werden automatisch an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Paket S
500 / Monat
Paket L
1 000 / Monat
Sichere Aufbewahrung von Kundendokumenten.
Beispiel: Alle Verträge eines Kunden stehen der KI beim Beantworten sofort zur Verfügung.
Paket S
1 TB
Paket L
5 TB
Alle Preise zzgl. 19 % USt. Stripe-Checkout mit AGB-Zustimmung. SEPA & Karte.
Europäische KI-Modelle, je nach Aufgabe automatisch gewählt. Gehostet auf Hetzner-Servern in Frankfurt — KI-Inferenz in der EU.
| Funktion | Paket S · 99 € | Paket L · 199 € |
|---|---|---|
| Chat-Nachrichten | 5 000 / Monat | 10 000 / Monat |
| Workflows | 500 / Monat | 1 000 / Monat |
| Vorlagen | 500 / Monat | 1 000 / Monat |
| Meeting-Minuten | 500 Min. / Monat | 1 000 Min. / Monat |
| Aufgaben | 500 / Monat | 1 000 / Monat |
| Speicher | 1 TB | 5 TB |
| KI-Chat-Widget für Ihre Website | ✓ Inklusive | ✓ Inklusive |
Alle Preise zzgl. 19 % USt. Nicht genutzte Kontingente verfallen monatlich — keine Übertragung, dafür volle Planbarkeit.
Zwei harte Bremsen, bevor irgendjemand die KI nutzt:
1. Monatsbudget pro Firma
Sie legen ein festes Limit fest. Bei 100 % wird die KI-Nutzung automatisch pausiert — Schock-Rechnung am Monatsende ist technisch ausgeschlossen.
2. Tageslimit pro Mitarbeiter
Standard 3 €/Tag, frei anpassbar. Wer es ausschöpft, wird bis Mitternacht automatisch geblockt.
Heißt konkret: Ein Praktikant kann nie unbemerkt 800 € verbrennen — das System hält ihn schon beim Limit an.
Die Punkte, die DSGVO-Beauftragte für deutsche Mandantenbüros nachweisbar dokumentieren müssen.
← horizontal scrollen →
| Anforderung | ChatGPT | KlugBüro |
|---|---|---|
| Daten bleiben in der EU | ||
| AI-Act-Schulung Art. 4 inklusive | ||
| AVV / ROPA / KI-Inventar automatisch | ||
| Pauschalpreis (statt 30 € pro Sitz) | ||
| Workflow-Automatisierung |
Bei 20 Mitarbeitern: ChatGPT Business ≈ 600 €/Monat, KlugBüro Pro 199 €/Monat — und mit AI-Act-Schulung obendrauf.
ChatGPT kostet 30 € pro Mitarbeiter. Bei 20 Leuten — 600 €/Monat, nur für Chat. KlugBüro 199 €/Monat (Pauschale) für ALLE Mitarbeiter — und dazu Workflow, Vorlagen, AI-Act-Schulung, Audit-Log und leistungsstarke KI (in Europa gehostet).
Auf Hetzner-Servern in Frankfurt. KI-Inferenz in der EU, gehostet auf Hetzner-Servern in Frankfurt. Keine Übermittlung in die USA. Datenbank ebenfalls in der EU. DSGVO ab Tag 1.
Bußgelder bis zu 35 Millionen Euro oder 7 % vom Jahresumsatz. KlugBüro löst die Pflicht: jeder Mitarbeiter besteht beim ersten Login einen Test, PDF-Zertifikat ist automatisch in der Akte.
Per AI-Act-Schulung wird vermittelt, was rein darf, was nicht. Audit-Log zeigt jede Anfrage. Optional: Filter per Abteilung. Bei ChatGPT würden Daten ins OpenAI-Training fließen — bei uns nicht.
Nein. Registrieren, Firmendaten eintragen, fertig. Setup-Wizard dauert etwa 15 Minuten. Keine technischen Schritte.
Sie tippen: „Wenn eine Rechnung kommt, prüfe sie gegen den Vertrag und informiere die Buchhaltung." KlugBüro baut die Schritte und führt sie automatisch aus — rund um die Uhr.
Pauschale (99 € Klein / 199 € Pro) + Tagesbudgets pro Mitarbeiter (Standard 3 €, anpassbar). Bei Erreichen wird gestoppt — keine Schock-Rechnung möglich. Volle Kostenkontrolle im Kabinett.
Monatlich kündbar zum Monatsende. Kein Mindestvertrag. Bei Kündigung bekommen Sie alle Daten als DSGVO-konformen Export (ZIP mit Chats, Vorlagen, Dokumenten).
AVV nach Art. 28 DSGVO ist im Paket. Wir sind Auftragsverarbeiter, Sie bleiben Verantwortlicher — aber durch vollständige Dokumentation (ROPA, DPIA-Vorlage, Audit-Log) ist Ihr Risiko minimal. Mehr im AVV →
Der Nutzer. KlugBüro ist ein technisches Werkzeug, keine Rechtsberatung (§5 RDG). Wir helfen Ihnen, Dokumente schneller zu erstellen — aber die rechtliche Prüfung liegt bei Ihnen oder Ihrem Anwalt. Jedes mit KlugBüro erstellte Dokument enthält einen entsprechenden Hinweis. Mehr im Haftungsausschluss →
Ja. 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Sie buchen Klein oder Pro, richten ein, testen — bei Nichtgefallen geben wir alles zurück.
Klein (199 €): Konto, Mitarbeiter-Onboarding, AI-Act-Schulung aktiviert, AVV unterschrieben. Pro (499 €): zusätzlich Importieren bestehender Dokumente in den RAG, individuelle Workflow-Beispiele für Ihre Branche.
Beide Pakete bieten denselben vollen Funktionsumfang — der Unterschied ist die Teamgröße: Klein für bis zu 10 Mitarbeiter, Pro für bis zu 50. Wechsel jederzeit möglich.
Mehrere europäische KI-Modelle, in Europa gehostet — die passende KI-Stärke wird je nach Aufgabe automatisch gewählt. KI-Inferenz in der EU, auf Hetzner-Servern in Frankfurt.
KlugBüro wurde 2026 in Frankfurt gegründet, um deutschen Kanzleien und Büros einen DSGVO-festen Weg zu europäischer KI zu geben — ohne Verkaufstrichter, ohne Per-Seat-Preise. Anschrift wird mit dem offiziellen Markteintritt im Impressum ergänzt — siehe AVV/Impressum-Markierung «wird mit Markteintritt ergänzt».
Frankfurt am Main
Sitz in derselben Region wie Ihre Datenverarbeitung (Hetzner Frankfurt, EU) — formelle Anschrift folgt mit Markteintritt
KlugBüro
Spezialisiert auf DSGVO-konforme KI-Plattformen für deutsche KMU
info@klugbuero.de
Antwort innerhalb 24 h, ohne Hotline-Schleife